Qu’est-ce qu’un PMO ?

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3 lettres, mais beaucoup de confusion ! D’après Wikipedia, il est courant en France de désigner le rôle de Chef de Projet par le sigle PMO (pour « Project Management Officer »). Il s’agit d’une erreur : le PMO (« Project Management Office« ) représente bien un service et non une personne.

 

Échec des projets

Dans les années 1990, The Standish Group a noté dans un rapport que 90% des projets ont échoués dans l’atteinte des objectifs QCD (qualité/coûts/délai). Seulement 9% des projets dans les grandes entreprise, 16% dans les entreprises de taille moyenne et 28% dans les petites entreprises ont été réalisés et livrés dans les délais et budgets définis au départ, avec un bénéfice pour le business et les parties prenantes qui ont pu être mesurés. Ces chiffres ont certes doublés dans les années 2000 mais ont tendances à stagner (35% au lieu de 16% pour les entreprises moyennes). Les organisations du monde entier ont alors défini les bonnes pratiques relatives aux processus et à la gestion de projet. Le PMO est mis en place pour pour faire évoluer l’organisation dans une dynamique d’amélioration continue en utilisant ces bonnes pratiques. Il existe trois formes d’organisation: le PMO d’entreprise, le PMO d’organisation et le PMO spécifique à un projet.

La définition du PMO

Dans une entreprise, le Project Management Office (PMO) est le service ou département qui définit et unifie les processus liés à la gestion de projet au sein d’une organisation. Le PMO fait en sorte de standardiser et d’optimiser les charges en identifiant des tâches communes dans la réalisation des projets. Le PMO est une source de documentation, de références et de statistiques pour la réalisation et la gestion de projets.

Dans un souci de performance, le PMO peut fonder ses principes de gestion de projet sur des méthodologies standards et reconnues dans le milieu, telles que PMBOK or PRINCE2.

La réalité

Les rôles des PMO sont potentiellement multiples.Leur rôle n’est pas clairement défini.

Une majorité des PMO créés se focalise aujourd’hui sur la simple gestion d’un seule projet critique. L’équipe PMO peut alors apparaître comme une couche administrative de plus.

La démarche doit être plus ambitieuses : le PMO doit servir de tour de contrôle, tout en assurant la mutualisation des moyens au niveau de l’entreprise, et devenir le garant de la valeur produite par les projets de l’organisation.

Les facteurs clés de succès

Le PMO doit avoir clairement deux rôles : l’un est d’assurer le support stratégique de l’organisation, l’autre est de fournir le support méthodologique aux chefs de projets

– support stratégique des projets vis à vis de l’organisation: le PMO est le garant vis-à-vis de l’organisation sur un ensemble de processus stratégiques  :

  • La direction fournit le cadrages, enjeux, et les objectifs des projets
  • le PMO définit les processus d’innovation centrés sur la stratégie, sa qualité et son efficience, de management du portefeuille de projets et de création de valeur
  • le PMO fournit à la direction un suivi consolidé QCDR (Qualité, Coûts, Délais, Risques) du portefeuille de projets
  • le PMO est garant de l’utilisation optimale des ressources allouées et du le respect de la méthodologie de management des projets .

– support méthodologique à la gestion de projets : le PMO donnera un appui constant aux chefs de projet sur les différents thèmes de la gestion de projets:

  • Tenue du planning et pilotage des délais
  • Tenue du budget et gestion des aléas
  • Management des ressources, qui doivent être optimisées
  • Management de la qualité, qui doit être irréprochable
  • Gestion des risques
  • Audits de projets
  • Gestion du changement
  • Suivi et reporting QCDR par projet
  • Méthodologie en management de projet, bonnes pratiques
  • Gestion documentaire
  • Fin de projet, capitalisation, retour d’expérience

 

Références

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