Outils collaboratifs en ligne

Les outils collaboratifs en ligne deviennent incontournable pour la gestion de projet. De très nombreuses solutions existent. Outre les solutions complètes proposées par les géants de Web (Google, Microsoft…), il existe de très nombreux outils simples et pratiques qui pour certains ne nécessitent aucune connexion préalable. A noter également la suite d’outils très complètes composée de logiciels libres, proposée par Framasoft, association qui tente de « degoogoliser » internet en proposant pour chaque service une alternative avec des logiciels libre. Cette approche est intéressante car on a vu c’est dernières années une concentrations des services en lignes à quelques géants du Web (GAFAM) qui n’hésitent pas à utiliser les données, pourtant privées, des utilisateurs pour mieux cibler leurs besoins. L’association propose des alternatives à chaque outil centralisé par ces géants.

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Les agendas collaboratifs

Les outils suivants sont gratuits et nécessite une inscription préalable. Ils sont souvent associés à d’autres services (partages de documents, stockage,…) qui peuvent être payant.

> L’agenda selon Google associé à Gmail, Docs et Drive

Disponible sur web et mobile, Google Agenda est l’une des applications incontournables proposée par Google, rattachées au service de messagerie Gmail, et au côté des Google Docs, Google Drive et  Google Plus.  Elle permet de créer des agendas, de les partager avec les utilisateurs de son choix, y compris avec des personnes qui n’utilisent pas Google Agenda. Plusieurs utilisateurs peuvent consulter et modifier le même agenda.

> L’application calendrier selon Microsoft

De même Microsoft propose la solution Outlook rattachée à la messagerie et au gestionnaire de tache, et associée à l’ensemble des outils de l’éditeur: Word, Excel, PowerPoint, OneNote, et également OneDrive et Skype, il devient la solution ultra complète et incontournable (mais payante pour certains services).

> L’agenda de Yahoo Mail

L’agenda accessible depuis Yahoo Mail propose des fonctionnalités similaires aux solutions décrits précédemment. Il dispose également d’un espace de stockage de 1 To.

> L’agenda de Framasoft, l’alternative libre

A cotés des géants du Web cités précédemment, Framasoft met à disposition une solution libre Framagenda  basé sur le logiciel nextcloud avec un service en ligne de gestion et de partage de calendriers. Leur mot d’ordre: « ne partagez plus votre planning (ni vos contacts) avec la NSA ! ». L’outil propose les mêmes fonctionnalités que ceux décrit précédemment.

Stocker et partager les documents

Les outils suivants sont gratuits et nécessite une inscription préalable. Ils permettent le stockage de documents sur le Web (Cloud) et leur partage

> L’incontournable Google Drive

Google propose un service de stockage et de partage de fichiers incontournable. Il regroupe la suite bureautique Google Docs, Sheets et Slides,  permettant de modifier les documents, feuilles de calcul, présentations, dessins, formulaires, etc. Google propose la solution G Suite pour les professionnels (et donc payante) avec un espace de stockage illimité et des outils d’audits et de signature numérique des documents.

> OneDrive, la solution de Microsoft

De son coté, Microsoft propose le même service incontournable, associé à l’ensemble de ses services en ligne : Word, Excel, PowerPoint et OneNote. Le service peut s’utiliser à travers un navigateur web, ou à travers le gestionnaire OneDrive qui permet une synchronisation avec les supports et les outils installés sur le poste associé, ce qui permet de travailler hors connexion en toute sécurité sur les documents partagés.

> Dropbox, le plus populaire

L’autre figure incontournable du Web est Dropbox qui fournit un outil de stockage et de partage simplifié multi plateforme. Il propose plusieurs déclinaisons de son offre selon les contextes d’utilisation (grand public, pro, entreprise) avec des fonctionnalités différents et payantes.

> Box, tourné vers les entreprises

Box propose les mêmes offres que ses consœurs avec une orientation plutôt orienté entreprise et donc payante. Elle s’intègre avec de nombreux progiciels en ligne dont Office 365 avec une authentification via Active Directory. L’offre offre de nombreux outils de business intelligence, gouvernance des données et preuve électronique.

> Framadrive, la solution libre avec ownClould

Framasoft propose une solution de stockage et de partage de documents basé sur le logiciel libre ownCloud. L’association, dont les financements dépend de dons, limite volontairement le nombre de comptes disponibles (actuellement le nombre maximum a été atteint). Leur principe repose sur le degré de confiance qu’on peut accorder à une société privé (par exemple Dropbox) dont les clauses d’utilisation peuvent être changées jusqu’à s’autoriser l’usage des fichiers que vous leur confiez. La solution libre est une alternative car le code source peut être facilement audité pour vérifier les failles et degrés de fiabilité du système

Outils collaboratifs avec inscription

Après avoir balayer les outils en ligne indispensable , voici une sélection d’outils collaboratifs divers. Ces outils nécessitent une inscription préalable sur un compte.

> La gestion de projet avec Trello et autres

Trello est un outil de gestion de projet en ligne pour la  gestion de tâches. Il est constitué d’une liste de listes remplie de cartes, gérées par l’équipe. Les cartes sont assignables à des utilisateurs et sont mobiles d’une planche à l’autre, traduisant leur avancement.

De nombreuses autres alternatives existent:

  • Asana est une application web conçue pour permettre le travail d’équipe sans email.
  • Azendoo est une application web de gestion de projets et de tâches collaboratives.
  • Basecamp est un outil Web de gestion de projets
  • Framaboard l’alternative libre de Framasoft pour la  gestion de tâches basé sur Kanboard
  • Phabricator est une suite d’application web d’outils de développement de logiciel
  • ppulse est un outil de gestion de projet complet et rapide, avec gestion de tâches, discussions, partage de documents, wiki,
  • ProjeQtOr l’alternative libre pour la gestion de projet
  • Wrike est un fournisseur privé d’accès internet de gestion de projet

> Partage de disponibilité

Vous créez une page de planification personnelle. Vous connectez vos calendriers et définissez vos préférences hebdomadaires de disponibilité. Vous partagez votre lien avec n’importe qui demandant une réunion. Ils choisissent un temps disponible et un email est envoyé à tout le monde avec la confirmation de la réunion. Calendly est très simple à utiliser, il peut se connecter à Google Calendrier, Office 365 et Outlook.

autres alternatives:

> Chat avec Framateam / mattermost

Framateam est un service de tchat libre qui permet de communiquer avec son équipe en notifiant ses collaborateurs, de conserver les conversations et d’y faire des recherches.

Autres alternative:

> Questionnaires avec Frameforms / Drupal Webform

Framaforms est une alternative à Google Forms, qui vous permet de créer rapidement des questionnaires.

Autres alternative:

> Cartes mentales avec Framamindmap / Wisemapping

Framindmap permet de créer et partager des cartes mentales ou heuristiques. Dans cette version web, il faut être enregistré.

Autres alternative:

> Réseau social avec Framasphère / Diapora

Framasphère est un réseau social libre décentralisé. Au lieu que les données de tout le monde soient concentrées dans d’énormes serveurs, propriétés de grandes entreprises, de petits serveurs « pods » locaux peuvent être créés n’importe où dans le monde.

Il n’existe pas d’alternative proposant une solution décentralisée.

Écrire des notes partout avec Framanote / Trurl

Écrire , gérer et emporter vos notes avec vous, partout, tout le temps. C’est une alternative libre au très célèbre Evernote.

Autres alternative:

Autres outils collaboratifs sans inscription

Voici enfin une sélection d ‘outils simples et intuitif pouvant être utilisée très rapidement sans inscription préalable.

> Vidéoconférences avec Appear.in

Appear.in est un outil collaboratif qui permet de créer en un clin d’œil des vidéoconférences à partir d’un simple navigateur

autres alternatives:

> Conférence téléphonique avec OVH

Si vous avez des problèmes de communication avec la visioconférence, votre bon vieux téléphone vous permet de faire une conférence téléphonique gratuitement ! Le service proposé par OVH permet de réserver moins de 24h à l’avance une « salle » de conférence. Un courriel vous est envoyé dans la foulée avec le numéro de téléphone et le code d’accès. Il vous suffit alors de partager ces coordonnées à vos contacts.

> Tableur partagé avec Framacalc / EtherCalc

EtherCalc est un tableur collaboratif en temps réel, libre. Les données sont automatiquement sauvegardées sur internet avec un lien unique, et les collaborateurs peuvent collaborer sur le document en même temps. Tous les changements sont visualisés en temps réel.

> Éditeur de texte partagé avec Framapad / Etherpad

Un « pad » est un éditeur de texte collaboratif en ligne. Les contributions de chaque collaborateur sont signalées par un code couleur, apparaissent à l’écran en temps réel et sont enregistrées au fur et à mesure qu’elles sont tapées.

Autres alternatives:

> La planification de réunions simplifiée avec Doodle

Doodle est un site web de planification des événements, réunions, rendez-vous, etc et de sondage

Lien: doodle.com

Autres alternatives

> Le partage de liste de tâches avec Flask

Flask permet de partager avec une équipe une liste de tâches. Il suffit de créer une liste et envoyer l’url à toutes les personnes avec qui vous souhaitez la partager. Chacun aura accès à votre liste et pourra la compléter ou marquer une tâche complétée. On peut donner des couleurs différentes aux tâches et signaler comme prioritaires certaines d’entre elles. Flask fonctionne sur ordinateur ou smartphone.

Lien: Flask.io

Il existe d’autres alternatives mais une identification préalable est nécessaire:

> Le carnet de notes simplifié avec Nooot

Nooot est un outil collaboratif ultra simple.  Il s’agit d’un carnet de notes collaboratif à partager, idéal pour un brainstorming à la volée ou un texte à plusieurs mains.

> Le tableau de notes avec Framememo / Scrumblr

Framememo est encore un outil collaboratif ultra simple.  Il permet d’éditer et gérer des notes sous la forme de « post-it », type tableau scrum: à faire, en cours et fait

> Le dessin partagé avec CosKetch et Framavectoriel

CoSketch est un outil de dessin et de collaboration. Avec Cosketch vous pouvez dessiner à plusieurs sur une feuille blanche en ligne. Il dispose d’un service de tchat .

Framavectoriel est une alternative permettant de créer rapidement des images vectorielles au format SVG.

> Le partage de fichiers avec Framadrop / lufi

Framadrop est un service Web minimaliste de partage de fichiers des fichiers de manière confidentielle et sécurisée.

Line: framadrop.org

> Le partage de texte, image ou de lien sécurisé avec Framabin, pic et link

Framabin est un service en ligne libre et minimaliste qui permet de partager des textes de manière confidentielle et sécurisée. Le même service site pour les images ou pour partager un lien.

Lien: framabin.org   framapic.org   frama.link

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